Le Aziende che già erano organizzate con questa modalità lavorativa, hanno dotato i dipendenti di applicativi pronti per l’applicazione remota, in una logica perfettamente integrata con l’intera gestione aziendale, messo a punto dispositivi telefonici virtuali (software) adeguati allo scopo, o utilizzato portali per la gestione del tempo lavorativo (rilevazione presenze, ecc.), in un contesto gestito in modo formalmente ineccepibile.
Tuttavia sarà inevitabile mettere a punto un sistema organizzativo che oltre alla creazione della struttura sia in grado di mantenerne l’operatività e garantirne al continuità.
Solo così possono poi essere migliorati e messi a punto tutti gli altri aspetti di monitoraggio anche sul fronte della sicurezza.
E’ quindi un problema non indifferente, quello che si è venuto a creare in questi giorni con la spinta ad utilizzare l’attività in smart working senza però avere idea di come affrontare in modo serio la questione nel suo complesso, mettendo di fatto a rischio i dati aziendali.
Se i dipendenti si trovano ad utilizzare i loro dispositivi personali per accedere ai Sistemi aziendali si apre un rischio che potrebbe essere molto più oneroso della momentanea interruzione delle attività lavorative.
Banalmente, l’accesso ai sistemi aziendali, include le connessioni di rete (ADSL, WiFi, ecc.) che magari restano impostate dagli utenti privati, sui parametri standard (incluse le password amministrative, disponibili con una semplice ricerca su Google).Inoltre può succedere che non si adottano (o non in maniera adeguata) sistemi antivirus/antimalaware e si sottovalutano i piccoli rischi normalmente connessi alla navigazione in rete e accettati con ingenuità (accesso a siti pericolosi, download, ecc.).
Per evitare quindi questi primi evidenti rischi di sicurezza, l’attivazione di una connessione VPN è il primo protocollo da adottare per realizzare quel canale di comunicazione “sicuro” tra il dispositivo remoto e l’azienda, attraverso il quale si accede direttamente agli applicativi ed ai dati aziendali.
Ciò richiede competenza e attenzione e non può essere improvvisato. Mettere in collegamento diretto il dispositivo remoto col sistema informativo aziendale significa anche minimizzare o tenere sotto controllo il rischio ad esempio che un software malevolo infetti il dispositivo remoto e da qui l’intero sistema aziendale.
Primo passo essenziale è quindi quello di definire e condividere un regolamento/procedura aziendale sull’applicazione del lavoro agile nel rispetto dei principi collegati con le normative di riferimento (lavoro e privacy).
E’ evidente poi che tutte le risorse umane coinvolte nell’applicabilità di questa forma di lavoro, siano dotati di mezzi e dispositivi a uso aziendale opportunamente configurati e gestiti secondo norme di sicurezza idonee e coerenti con le diverse responsabilità identificate in maniera chiara e regolamentata a priori.
Sarà quindi opportuno attivare un piano di lavoro condiviso per sapere “chi fa, che cosa” alla luce di un cronoprogramma comune, facilitato magari dall’uso di strumenti (es. Microsoft Outlook, o Google Calendar, ecc) tali da consentire da un lato la pianificazione del lavoro, e dall’altro la visibilità di ciascuno, coinvolto da remoto.
Ciò che infine è fondamentale è la presenza di figure essenziali di coordinamento delle attività dei gruppi che lavoro in modalità “smart working”. In questo contesto il lavoro di gruppo e le capacità di gestire e organizzare il gruppo è la chiave di volta per il suo funzionamento.
Organizzare un processo di lavoro efficace e produttivo a distanza richiede una capacità specifica per alcuni aspetti molto diversa da quella applicabile in un ambito tradizionale in presenza.
Anche questo aspetto sarà sicuramente uno degli skills professionali che probabilmente nel prossimo futuro verrà richiesto da molte imprese.
Emergenza coronavirus può insegnare.